ISO 9001:2015 Madde 7: Destek Hangi Zorunlu Dokümanları İstiyor?

MADDE 7: DESTEK

Genel Bilgi: Standartın destek maddesi kuruluşun; kalite yönetim sisteminin oluşturulması, uygulanması, sürekliliğinin sağlanması ve sürekli iyileştirilmesi için ihtiyaç duyulan kaynakları tespit ve temin etmesinin sağlanması ve güvence altına alınmasıdır. Güvence altına almak bu şartlar için yöntem ve tarifleri yazılı bilgi olarak dokümante ederek kaybolmamasını sağlamaktır.

MADDE 7.1: KAYNAKLAR MADDESİ İÇİN HANGİ DOKÜMANLARI HAZIRLAMALIYIZ?

  • İnsan Kaynakları Prosedürü;
  • Yıllık Eğitim Planları;
  • İşe Alım ve İşten Çıkarma Talimatları;
  • Oryantasyon Planları ve Kayıtları;
  • Personel Eğitim Takip Kartları;
  • Personel Memnuniyet Anketleri;
  • Personel Listeleri;
  • Personel Performans Değerlendirmeleri;
  • Eğitim katılım Formları;
  • Eğitim Sonrası Etkinlik Değerlendirme Kayıtları;
  • Mevcut İnsan Kaynağının Yeterli Olup Olmadığı (örneğin kuruluştaki kaynakların tüm üretim adımlarını karşılayamayacak düzeyde olması nedeniyle bazı kaynakların dışarında temin edilmesi gibi);
  • Dışarıdan Temin Edilecek Kaynaklar (iç tetkikçi eğitimleri, danışmanlık ve destek eğitimleri gibi);
  • Proseslerin işlerini yürütebilmeleri amacıyla altyapıya ait kaynakları gösteren proses kaynak listeleri;
  • Personelin sosyal, psikolojik, ve fiziksel olarak uygun çalışma ortamında olduğunun kanıtı olarak personel memnuniyet anketlerinin yapılması ve bu anketlerden gelen sonuçlara göre iyileştirmeler yapılması;
  • Kalibrasyon Prosedürü;
  • Kalibrasyona Tabi Cihazlar Listesi;
  • Kalibrasyon Planı;

MADDE 7.2: YETKİNLİK MADDESİ İÇİN HANGİ DOKÜMANLARI HAZIRLAMALIYIZ?

  • Çalışanların yetkinliklerinin kanıtı olarak görev tanımlarında yer alan yetkinlikler alanlarının doğru tam ve eksiksiz hazırlanmış olması, eğitim kartları, her yıl planlanan eğitimler ile personelin sürekli olarak yetkinliğinin geliştirilmesi ile ilgili kayıtlar;
  •  Standard bununla ilgili olarak "Uygulanabilir faaliyetler; mevcut çalışan personelin eğitime tabi tutulmasını, bunlara mentörlük verilmesini veya görev değişikliğini ya da yetkin personelin işe alınmasını veya sözleşmeli olarak çalıştırılmasını kapsayabilir." demektedir.

MADDE 7.3: FARKINDALIK MADDESİ İÇİN HANGİ DOKÜMANLARI HAZIRLAMALIYIZ?

  • Kuruluşta çalışan tüm personel için farkındalık eğitimleri düzenlenerek; kuruluşun (1) Kalite politikası; (2) İlgili kalite hedefleri; (3) Kalite yönetim sistemine olan katkılarını biliyor olmaları ve (4) Kalite yönetim sisteminin şartları yerine getirilmediğinde olacaklar hakkında eğitilmelidirler. Bu eğitimlere dair kayıtlar muhafaza edilmelidir;

MADDE 7.4: İLETİŞİM MADDESİ İÇİN HANGİ DOKÜMANLARI HAZIRLAMALIYIZ?

  • Kuruluşa ait İÇ ve DIŞ İletişim Matrisleri hazırlanmalı; Bu matrislerde (1) Kim; (2) Kiminle; (3) Nasıl; (4) Ne zaman ve (5) Neyle iletişim kuracaklarını göstermelidirler.
  • Örneğin (1) pazarlama bölümü, (2) müşteriyle, (3) e-posta gönderip telefonla teyit alarak,(4) şartlarda bir değişiklik olduğunda, (5) müşteri bilgilendirme formu ile gibi...

MADDE 7.5: DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİ MADDESİ İÇİN HANGİ DOKÜMANLARI HAZIRLAMALIYIZ?

  • Bu madde ile standard tüm proseslerin işleyişini bu standartın gerektirdiği şartlar doğrultusunda dokümante edilmesini istemektedir;
  • Bu amaçla dokümante edilmiş bilgi prosedürü hazırlanmalı;
  • Dokümante edilmiş bilgi prosedüründe dokümanlar nasıl hazırlanır, kim hazırlar, nasıl hazırlar, nasıl dağıtır, hangi durumlarda veya hangi süre sonunda nasıl imha eder, hangi doküman ne kadar süre ile saklanır, dokümanlar nasıl revize edilir, dokümanlara nasıl numara verilir, bilerek veya bilmeyerek değiştirilmeye karşı nasıl korunuyor, kontrollü (sayısı belli ve sürekli çoğaltılıp dağıtılmayan sayısı belirli dokümanlar) ve kontrolsüz (formlar gibi her gün doldurulan sayısı kontrol edilemeyen) dokümanlar gibi dokümanlara ait her önemli bilgi standartın 7.5 ve alt maddelerindeki şartları karşılalayacak şekilde yazılı bilgi (prosedür gibi) dokümante edilmelidir;
  • Doküman Yönetim Prosedürü;
  • Doküman ve Kalite Kayıtları Listeleri;
  • Doküman Revizyon kayıtları;
  • Dış Kaynaklı Dokümanlar Listesi;
  • Dokuman Dağıtım ve Teslim Formu;
  • Doküman Saklama Süreleri Tablosu;

SONUÇ:

Standart bu madde ile tümüyle sahip olunan kaynaklar hakkında farkındalık ve gerekli altyapının sağlandığını görmeyi istemektedir.